PCS-Checkliste für Konferenzen und Veranstaltungen
Hier finden Sie eine hilfreiche und sehr umfassende Checkliste, die Ihnen die Planung einer Konferenz erleichtern soll.
Veranstaltung: |
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Veranstaltungsort: |
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von: |
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| bis: |
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Wird benötigt |
Ist bestellt |
Ist erledigt |
| Allgemeines | |
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| Zielsetzung Zweck der Veranstaltung, Zielgruppe |
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| Leitungskreis bilden Evtl. in Untergruppen aufteilen |
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| Größe der Veranstaltung festlegen | |
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| Versammlungsstättenverordnung einsehen | |
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| Finanzierungsplan festlegen | |
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| Termin frühzeitig festlegen (Andere Veranstaltungen, Messen, Feiertage und Urlaubszeiten beachten) |
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| Themen/Inhalte festlegen | |
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| Wird benötigt |
Ist bestellt |
Ist erledigt |
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| Art der Veranstaltung | |
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| Einzelvortrag | |
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| Vortragsreihe | |
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| Seminar | |
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| Arbeitskreis | |
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| Arbeitsgruppen | |
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| Podiumsdiskussion | |
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| Filmreihe | |
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| nach oben | Wird benötigt |
Ist bestellt |
Ist erledigt |
| Redner/Referent frühzeitig anfragen | |
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| Welche Referenten? | |
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| Welche Kosten? | |
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| Wird benötigt |
Ist bestellt |
Ist erledigt |
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| Ort und Räume festlegen | |
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| Tagungsräume | |
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| Nebenräume, Workshopräume | |
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| Tagungsbüro | |
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| Raum für Dia-Annahme | |
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| Ausstellungsräume | |
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| Ruheräume | |
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| Sanitätsräume, Erste Hilfe | |
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| Garderobe | |
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| Toiletten | |
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| nach oben | Wird benötigt |
Ist bestellt |
Ist erledigt |
| Bestuhlung (Beispielseite mit Abbildungen) |
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| Theaterbestuhlung (theaterstyle) |
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| Parlamentarische Sitzordnung
(classroom) |
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| Fischgrätenform (chevronstyle) |
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| Blocktafel (conferencestyle) |
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| Bankettbestuhlung (round tables) |
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| Carré-Form (hollow square) |
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| Die U-Form (U-shape) |
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| E-Form (E-shape) |
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| T-Form (T-shape) | |
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| Cocktailempfang mit Stehtischen
(cocktail-style) |
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| nach oben | Wird benötigt |
Ist bestellt |
Ist erledigt |
| Raumplanung Sonstiges | |
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| Vorstand | |
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| Podium (evtl. auf Podest?) | |
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| Sitzordnung planen | |
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| Platz-Namensschilder (beidseitig bedrucken!) |
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| Tanzfläche | |
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| Laufsteg | |
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| Verdunklungsmöglichkeiten | |
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| Ablagetische (z.B. bei Overhead) |
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| Ortsbesichtigung (mit Bankett, Catering, Technikfirmen…) |
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| Verträge abschließen | |
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| Generalprobe und/oder Raumabnahme | |
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| Wird benötigt |
Ist bestellt |
Ist erledigt |
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| Eckdaten festlegen | |
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| Beginn der Veranstaltung | |
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| Aufbauzeiten | |
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| Generalprobe | |
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| Einlass | |
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| Programmgestaltung | |
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| Abbau | |
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| nach oben | Wird benötigt |
Ist bestellt |
Ist erledigt |
| Technische Hilfsmittel | |
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| Visuelle Medien | |
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| Flipchart (Stifte) |
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| Overheadprojektor (Folien) |
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| Diaprojektor (ab 500 W: Dias im Glasrahmen!) |
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| Filmprojektor | |
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| Video-/Datenprojektion | |
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| Leinwand | |
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| Laserpointer | |
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| Wird benötigt |
Ist bestellt |
Ist erledigt |
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| Audiotechnik | |
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| Beschallung | |
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| Lautsprecher | |
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| Mikrofone | |
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| Drahtlose Mikrofone | |
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| Mikrofonkette/Diskussionsanlage | |
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| Dolmetscheranlage | |
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| Abstimmanlage | |
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| Kassettenrecorder, DAT, CD-Audio,
MP3, steno-s (Mitschnitt der Konferenz) |
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| nach oben | Wird benötigt |
Ist bestellt |
Ist erledigt |
| Tagungstechnik | |
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| Telefon | |
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| Telefax | |
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| Internet-Zugang | |
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| Fotokopierer | |
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| Computer mit Datenbank | |
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| Funkanlage (für Organisation + Technik) |
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| Anschluss 230 Volt (Verlängerungskabel) |
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| Wird benötigt |
Ist bestellt |
Ist erledigt |
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| Raumausstattung | |
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| Rednerpult | |
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| Blumengestecke | |
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| Tischdekoration | |
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| Stellwände | |
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| Firmenlogos | |
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| Fahnen | |
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| Musik | |
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| Präsente | |
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| nach oben | Wird benötigt |
Ist bestellt |
Ist erledigt |
| Sonstiges | |
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| Tagungsbüro | |
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| Empfang | |
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| Kasse (Seminargebühr, Teilnehmergebühr) |
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| Hostessen | |
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| Garderobe | |
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| Dia-Annahme | |
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| Journalisten | |
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| Fotografen | |
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| Kindergarten | |
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| Art der Nacharbeit planen | |
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| Wird benötigt |
Ist bestellt |
Ist erledigt |
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| Einladeaktion | |
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| Persönliche Einladung | |
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| Mailings | |
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| Infostand | |
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| Pressekonferenz | |
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| Zeitung | |
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| Fachzeitschriften | |
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| Rundfunk | |
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| Fernsehen | |
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| Handzettel | |
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| Plakate (Meldepflicht bis 1 m² beim Ordnungsamt, über 1 m² beim Bauamt) |
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| nach oben | Wird benötigt |
Ist bestellt |
Ist erledigt |
| Plakatieren bei: | |
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| Schulen | |
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| Universitäten | |
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| Schaufenster | |
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| Busse | |
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| Straßenbahnen | |
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| Autos | |
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| Plakattafel | |
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| Wird benötigt |
Ist bestellt |
Ist erledigt |
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| Informationsmaterial | |
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| Info-Brief | |
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| Tagungsmappen | |
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| Pressemappen | |
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| Programm | |
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| Aufriss der Referate | |
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| Teilnehmerliste | |
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| Namensschilder | |
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| Notizpapier | |
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| Regieplan | |
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| Unterlagen für die Dolmetscher und die Technik-Firmen | |
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| nach oben | Wird benötigt |
Ist bestellt |
Ist erledigt |
| Beschilderung | |
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| Verkehrslenkung | |
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| Außenbeschilderung | |
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| Innenbeschilderung | |
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| Namensschilder | |
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| Wird benötigt |
Ist bestellt |
Ist erledigt |
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| Anreise und Unterkunft | |
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| Referenten | |
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| Mitarbeiter | |
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| Teilnehmer | |
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| Bildung von Fahrgemeinschaften | |
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| Anfahrtsskizze (Angabe von Bahnverbindungen) |
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| Flugzeug | |
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| Auto | |
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| Bahn | |
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| U-Bahn | |
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| Straßenbahn | |
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| Bus | |
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| Taxi | |
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| Parkmöglichkeiten | |
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| Hotelreservierungen | |
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| Einzelzimmer | |
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| Doppelzimmer | |
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| nach oben | Wird benötigt |
Ist bestellt |
Ist erledigt |
| Ordnerdienste | |
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| Fahrdienst | |
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| Parkplatzeinweiser | |
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| Sanitätsdienst | |
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| Einlasskontrolle | |
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| Garderobenpersonal | |
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| Bewachungservice | |
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| Wird benötigt |
Ist bestellt |
Ist erledigt |
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| Bewirtung | |
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| Frühstück | |
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| Konferenzgetränke | |
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| Kaffeepausen | |
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| Mittagessen | |
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| Begrüßungscocktail | |
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| Abendessen | |
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| nach oben | Wird benötigt |
Ist bestellt |
Ist erledigt |
| Rahmenprogramm | |
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| Besichtigungen | |
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| Werksbesichtigungen | |
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| Stadtrundfahrten | |
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| Begleitprogramm | |
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| Kinderprogramm | |
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| Theater, Oper | |
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| Museum | |
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Das Team von PCS wünscht Ihnen für Ihre Veranstaltung viel Erfolg und gutes Gelingen!
