PCS-checklist voor conferenties en evenementen

Hier vind je een handige en zeer uitgebreide checklist om je te helpen bij het plannen van een conferentie.

Algemene informatie		Interieurontwerp
Type evenement		Organisatie Overige
Sprekers		Uitnodigingscampagne
Locatie en gebouwen		Posters
Zitplaatsen		Informatiemateriaal
Kerngegevens definiëren		Bewegwijzering
Visuele media		Aankomst en accommodatie
Audiotechnologie		Map diensten
Conferentie technologie		Catering en ondersteunend programma

Evenement:
Locatie:
van:
tot:

	Will vereist	Is besteld	Is Gedaan
Algemene informatie
Doel Doel van het evenement, doelgroep
Een stuurgroep vormen Eventueel onderverdelen in subgroepen
Omvang van het evenement Bepaal
Verordening inzake vergaderplaatsen bekijk
Financieringsplan bepalen
Bepaal al vroeg een datum (Andere evenementen, beurzen, Let op feestdagen en vakantieperiodes)
Onderwerpen/inhoud definiëren
	Will vereist	Is besteld	Is Gedaan
Type evenement
Individuele lezing
Serie lezingen
Seminar
Werkgroep
Werkgroepen
Paneldiscussie
Filmserie
top	Will vereist	Is besteld	Is Gedaan
Spreker/luidspreker vroeg aanvragen
Welke luidsprekers?
Welke kosten?
	Will vereist	Is besteld	Is Gedaan
Locatie en kamers bepalen
Vergaderzalen
Zijkamers, workshopruimtes
Conferentie kantoor
Ruimte voor dia-aanvaarding
Toonzalen
Ontspanningsruimtes
Eerstehulpruimten, eerstehulp assistentie
Garderobe
Toiletten
top	Will vereist	Is besteld	Is Gedaan
Zitplaatsen (voorbeeldpagina met illustraties)
Theateropstelling (theaterstijl)
Parlementaire zetelverdeling (klaslokaal)
Visgraat vorm (chevronstijl)
Blokbord (conferentiestijl)
Zitplaatsen banket (ronde tafels)
Carré vorm (hol vierkant)
De U-vorm (U-vorm)
E-vorm (E-vorm)
T-vorm (T-vorm)
Cocktailreceptie met statafels (cocktailstijl)
top	Will vereist	Is besteld	Is Gedaan
Ruimtelijke ordening Overige
Raad van bestuur
Podium (mogelijk op een platform?)
Plan zitplaatsen
Naamplaatjes zitplaats (aan beide zijden bedrukken!)
Dansvloer
Catwalk
Verduisterende opties
Opslagtafels (bijv. voor overhead)
Inspectie ter plaatse (met banket, catering, technische bedrijven...)
Contracten afsluiten
Generale repetitie en/of zaalacceptatie
	Will vereist	Is besteld	Is Gedaan
Kerngegevens definiëren
Begin van het evenement
Opbouwtijden
Generale repetitie
Toelating
Programmaontwerp
Ontmanteling
top	Will vereist	Is besteld	Is Gedaan
Technische hulpmiddelen
Visueel media
Flip-over (pennen)
Overheadprojector (dia's)
Diaprojector (vanaf 500 W: dia's in een glazen frame!)
Filmprojector
Video/data projectie
Canvas
Laseraanwijzer
	Will vereist	Is besteld	Is Gedaan
Audiotechnologie
Geluidssysteem
Luidspreker
Microfoons
Draadloze microfoons
Microfoonketen/discussiesysteem
Tolksysteem
Afstemsysteem
Cassetterecorder, DAT, CD-Audio, MP3, steno-s (Opname van de conferentie)
top	Will vereist	Is besteld	Is Gedaan
Conferentie technologie
Telefoon
Fax
Toegang tot internet
Fotokopieerapparaat
Computer met database
Radiosysteem (voor organisatie + technologie)
Aansluiting 230 Volt (verlengkabel)
	Will vereist	Is besteld	Is Gedaan
Interieurontwerp
lessenaar
Bloemstukken
Tafelversiering
Scheidingswanden
Bedrijfslogo's
Vlaggen
Muziek
Presenteert
top	Will vereist	Is besteld	Is Gedaan
Diverse
Conferentie kantoor
Receptie
Kassa (Seminarprijs, deelnamekosten)
Gastvrouwen
Garderobe
Dia acceptatie
Journalisten
Fotografen
Kleuterschool
Het type herbewerking plannen
	Will vereist	Is besteld	Is Gedaan
Uitnodigingscampagne
Persoonlijke uitnodiging
Mailings
Informatiestand
Persconferentie
Krant
Vakbladen
Uitzending
Televisie
Flyer
Posters (Rapportageverplichting tot 1 m^² bij het bureau voor openbare orde, meer dan 1 m^² bij de bouwautoriteit)
top	Will vereist	Is besteld	Is Gedaan
Hang posters op bij:
Scholen
Universiteiten
Etalage
Bussen
Trams
Auto's
Poster bord
	Will vereist	Is besteld	Is Gedaan
Informatiemateriaal
Infobrief
Conferentiemappen
Persmappen
Programma
Overzicht van de presentaties
Lijst van deelnemers
Naamplaatjes
Nootpapier
Plan van de directeur
Documenten voor de tolken en de technische bedrijven
top	Will vereist	Is besteld	Is Gedaan
Bewegwijzering
Verkeerscontrole
Bewegwijzering buiten
Interieur bewegwijzering
Naamplaatjes
	Will vereist	Is besteld	Is Gedaan
Aankomst en accommodatie
Luidsprekers
Werknemers
Deelnemers
Vorming van autopools
Hoe u ons kunt vinden (Vermelding van spoorwegverbindingen)
Vliegtuig
Auto
Spoorweg
Ondergronds
Tramlijn
Bus
Taxi
Parkeergelegenheid
Hotel reserveringen
Eenpersoonskamer
Tweepersoonskamer
top	Will vereist	Is besteld	Is Gedaan
Map diensten
Rijden
Wegwijzers naar parkeerplaatsen
Ambulancedienst
Toegangscontrole
Garderobepersoneel
Beveiligingsdienst
	Will vereist	Is besteld	Is Gedaan
Catering
Ontbijt
Conferentiedrankjes
Koffiepauzes
Lunch
Welkomstcocktail
Diner
top	Will vereist	Is besteld	Is Gedaan
Ondersteunend programma
Bezoek
Fabrieksrondleidingen
Rondleidingen door de stad
Begeleidend programma
Kinderprogramma
Theater, Opera
Museum