PCS-checklist voor conferenties en evenementen
Hier vind je een handige en zeer uitgebreide checklist om je te helpen bij het plannen van een conferentie.
Evenement: |
|
Locatie: |
|
van: |
|
| tot: |
| |
Will vereist |
Is besteld |
Is Gedaan |
| Algemene informatie | |
|
|
| Doel Doel van het evenement, doelgroep |
|
|
|
| Een stuurgroep vormen Eventueel onderverdelen in subgroepen |
|
|
|
| Omvang van het evenement Bepaal | |
|
|
| Verordening inzake vergaderplaatsen bekijk | |
|
|
| Financieringsplan bepalen | |
|
|
| Bepaal al vroeg een datum (Andere evenementen, beurzen, Let op feestdagen en vakantieperiodes) |
|
|
|
| Onderwerpen/inhoud definiëren | |
|
|
| Will vereist |
Is besteld |
Is Gedaan |
|
| Type evenement | |
|
|
| Individuele lezing | |
|
|
| Serie lezingen | |
|
|
| Seminar | |
|
|
| Werkgroep | |
|
|
| Werkgroepen | |
|
|
| Paneldiscussie | |
|
|
| Filmserie | |
|
|
| top | Will vereist |
Is besteld |
Is Gedaan |
| Spreker/luidspreker vroeg aanvragen | |
|
|
| Welke luidsprekers? | |
|
|
| Welke kosten? | |
|
|
| Will vereist |
Is besteld |
Is Gedaan |
|
| Locatie en kamers bepalen | |
|
|
| Vergaderzalen | |
|
|
| Zijkamers, workshopruimtes | |
|
|
| Conferentie kantoor | |
|
|
| Ruimte voor dia-aanvaarding | |
|
|
| Toonzalen | |
|
|
| Ontspanningsruimtes | |
|
|
| Eerstehulpruimten, eerstehulp assistentie | |
|
|
| Garderobe | |
|
|
| Toiletten | |
|
|
| top | Will vereist |
Is besteld |
Is Gedaan |
| Zitplaatsen (voorbeeldpagina met illustraties) |
|
|
|
| Theateropstelling (theaterstijl) |
|
|
|
| Parlementaire zetelverdeling
(klaslokaal) |
|
|
|
| Visgraat vorm (chevronstijl) |
|
|
|
| Blokbord (conferentiestijl) |
|
|
|
| Zitplaatsen banket (ronde tafels) |
|
|
|
| Carré vorm (hol vierkant) |
|
|
|
| De U-vorm (U-vorm) |
|
|
|
| E-vorm (E-vorm) |
|
|
|
| T-vorm (T-vorm) | |
|
|
| Cocktailreceptie met statafels
(cocktailstijl) |
|
|
|
| top | Will vereist |
Is besteld |
Is Gedaan |
| Ruimtelijke ordening Overige | |
|
|
| Raad van bestuur | |
|
|
| Podium (mogelijk op een platform?) | |
|
|
| Plan zitplaatsen | |
|
|
| Naamplaatjes zitplaats (aan beide zijden bedrukken!) |
|
|
|
| Dansvloer | |
|
|
| Catwalk | |
|
|
| Verduisterende opties | |
|
|
| Opslagtafels (bijv. voor overhead) |
|
|
|
| Inspectie ter plaatse (met banket, catering, technische bedrijven...) |
|
|
|
| Contracten afsluiten | |
|
|
| Generale repetitie en/of zaalacceptatie | |
|
|
| Will vereist |
Is besteld |
Is Gedaan |
|
| Kerngegevens definiëren | |
|
|
| Begin van het evenement | |
|
|
| Opbouwtijden | |
|
|
| Generale repetitie | |
|
|
| Toelating | |
|
|
| Programmaontwerp | |
|
|
| Ontmanteling | |
|
|
| top | Will vereist |
Is besteld |
Is Gedaan |
| Technische hulpmiddelen | |
|
|
| Visueel media | |
|
|
| Flip-over (pennen) |
|
|
|
| Overheadprojector (dia's) |
|
|
|
| Diaprojector (vanaf 500 W: dia's in een glazen frame!) |
|
|
|
| Filmprojector | |
|
|
| Video/data projectie | |
|
|
| Canvas | |
|
|
| Laseraanwijzer | |
|
|
| Will vereist |
Is besteld |
Is Gedaan |
|
| Audiotechnologie | |
|
|
| Geluidssysteem | |
|
|
| Luidspreker | |
|
|
| Microfoons | |
|
|
| Draadloze microfoons | |
|
|
| Microfoonketen/discussiesysteem | |
|
|
| Tolksysteem | |
|
|
| Afstemsysteem | |
|
|
| Cassetterecorder, DAT, CD-Audio,
MP3, steno-s (Opname van de conferentie) |
|
|
|
| top | Will vereist |
Is besteld |
Is Gedaan |
| Conferentie technologie | |
|
|
| Telefoon | |
|
|
| Fax | |
|
|
| Toegang tot internet | |
|
|
| Fotokopieerapparaat | |
|
|
| Computer met database | |
|
|
| Radiosysteem (voor organisatie + technologie) |
|
|
|
| Aansluiting 230 Volt (verlengkabel) |
|
|
|
| Will vereist |
Is besteld |
Is Gedaan |
|
| Interieurontwerp | |
|
|
| lessenaar | |
|
|
| Bloemstukken | |
|
|
| Tafelversiering | |
|
|
| Scheidingswanden | |
|
|
| Bedrijfslogo's | |
|
|
| Vlaggen | |
|
|
| Muziek | |
|
|
| Presenteert | |
|
|
| top | Will vereist |
Is besteld |
Is Gedaan |
| Diverse | |
|
|
| Conferentie kantoor | |
|
|
| Receptie | |
|
|
| Kassa (Seminarprijs, deelnamekosten) |
|
|
|
| Gastvrouwen | |
|
|
| Garderobe | |
|
|
| Dia acceptatie | |
|
|
| Journalisten | |
|
|
| Fotografen | |
|
|
| Kleuterschool | |
|
|
| Het type herbewerking plannen | |
|
|
| Will vereist |
Is besteld |
Is Gedaan |
|
| Uitnodigingscampagne | |
|
|
| Persoonlijke uitnodiging | |
|
|
| Mailings | |
|
|
| Informatiestand | |
|
|
| Persconferentie | |
|
|
| Krant | |
|
|
| Vakbladen | |
|
|
| Uitzending | |
|
|
| Televisie | |
|
|
| Flyer | |
|
|
| Posters (Rapportageverplichting tot 1 m² bij het bureau voor openbare orde, meer dan 1 m² bij de bouwautoriteit) |
|
|
|
| top | Will vereist |
Is besteld |
Is Gedaan |
| Hang posters op bij: | |
|
|
| Scholen | |
|
|
| Universiteiten | |
|
|
| Etalage | |
|
|
| Bussen | |
|
|
| Trams | |
|
|
| Auto's | |
|
|
| Poster bord | |
|
|
| Will vereist |
Is besteld |
Is Gedaan |
|
| Informatiemateriaal | |
|
|
| Infobrief | |
|
|
| Conferentiemappen | |
|
|
| Persmappen | |
|
|
| Programma | |
|
|
| Overzicht van de presentaties | |
|
|
| Lijst van deelnemers | |
|
|
| Naamplaatjes | |
|
|
| Nootpapier | |
|
|
| Plan van de directeur | |
|
|
| Documenten voor de tolken en de technische bedrijven | |
|
|
| top | Will vereist |
Is besteld |
Is Gedaan |
| Bewegwijzering | |
|
|
| Verkeerscontrole | |
|
|
| Bewegwijzering buiten | |
|
|
| Interieur bewegwijzering | |
|
|
| Naamplaatjes | |
|
|
| Will vereist |
Is besteld |
Is Gedaan |
|
| Aankomst en accommodatie | |
|
|
| Luidsprekers | |
|
|
| Werknemers | |
|
|
| Deelnemers | |
|
|
| Vorming van autopools | |
|
|
| Hoe u ons kunt vinden (Vermelding van spoorwegverbindingen) |
|
|
|
| Vliegtuig | |
|
|
| Auto | |
|
|
| Spoorweg | |
|
|
| Ondergronds | |
|
|
| Tramlijn | |
|
|
| Bus | |
|
|
| Taxi | |
|
|
| Parkeergelegenheid | |
|
|
| Hotel reserveringen | |
|
|
| Eenpersoonskamer | |
|
|
| Tweepersoonskamer | |
|
|
| top | Will vereist |
Is besteld |
Is Gedaan |
| Map diensten | |
|
|
| Rijden | |
|
|
| Wegwijzers naar parkeerplaatsen | |
|
|
| Ambulancedienst | |
|
|
| Toegangscontrole | |
|
|
| Garderobepersoneel | |
|
|
| Beveiligingsdienst | |
|
|
| Will vereist |
Is besteld |
Is Gedaan |
|
| Catering | |
|
|
| Ontbijt | |
|
|
| Conferentiedrankjes | |
|
|
| Koffiepauzes | |
|
|
| Lunch | |
|
|
| Welkomstcocktail | |
|
|
| Diner | |
|
|
| top | Will vereist |
Is besteld |
Is Gedaan |
| Ondersteunend programma | |
|
|
| Bezoek | |
|
|
| Fabrieksrondleidingen | |
|
|
| Rondleidingen door de stad | |
|
|
| Begeleidend programma | |
|
|
| Kinderprogramma | |
|
|
| Theater, Opera | |
|
|
| Museum | |
|
|
Het team van PCS wenst je veel succes met je evenement. veel geluk en succes voor uw evenement!