Lista de controlo PCS para conferências e eventos
Aqui encontrará uma lista de verificação útil e muito completa para o ajudar a planear uma conferência.
Evento: |
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Local do evento: |
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de: |
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| até: |
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Vontade necessário |
É encomendado |
É Feito |
| Informações gerais | |
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| Objetivo Objetivo do evento, grupo-alvo |
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| Formar um comité de direção Possivelmente dividir em subgrupos |
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| Dimensão do evento Determinar | |
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| Portaria sobre os locais de reunião ver | |
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| Determinar o plano de financiamento | |
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| Marcar uma data desde o início (Outros eventos, feiras comerciais, Registar feriados e períodos de férias) |
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| Definir tópicos/conteúdos | |
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| Vontade necessário |
É encomendado |
É Feito |
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| Tipo de evento | |
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| Aula individual | |
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| Série de conferências | |
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| Seminário | |
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| Grupo de trabalho | |
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| Grupos de trabalho | |
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| Painel de discussão | |
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| Série de filmes | |
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| topo | Vontade necessário |
É encomendado |
É Feito |
| Altifalante/altifalante antecipado pedido | |
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| Que altifalantes? | |
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| Que custos? | |
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| Vontade necessário |
É encomendado |
É Feito |
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| Determinar a localização e as salas | |
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| Salas de conferência | |
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| Salas laterais, salas de oficina | |
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| Gabinete de conferências | |
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| Espaço para aceitação de slides | |
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| Salas de exposição | |
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| Salas de relaxamento | |
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| Salas de primeiros socorros, primeiros socorros assistência | |
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| Guarda-roupa | |
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| Casas de banho | |
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| topo | Vontade necessário |
É encomendado |
É Feito |
| Assentos (página de exemplo com ilustrações) |
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| Assentos de teatro (teatro-estilo) |
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| Organização dos lugares no Parlamento
(sala de aula) |
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| Forma de espinha de peixe (chevronstyle) |
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| Quadro de blocos (conferencestyle) |
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| Assentos para banquetes (mesas redondas) |
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| Forma de carré (quadrado oco) |
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| A forma de U (em forma de U) |
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| Em forma de E (em forma de E) |
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| Em forma de T (T-shape) | |
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| Receção de cocktails com mesas de bar
(estilo cocktail) |
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| topo | Vontade necessário |
É encomendado |
É Feito |
| Ordenamento do território Outros | |
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| Conselho de Administração | |
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| Pódio (eventualmente numa plataforma?) | |
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| Planear a disposição dos lugares | |
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| Crachás de identificação do assento (imprimir nos dois lados!) |
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| Pista de dança | |
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| Passarela | |
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| Opções de escurecimento | |
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| Mesas de arrumação (por exemplo, para despesas gerais) |
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| Inspeção do local (com banquetes, catering, empresas técnicas...) |
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| Celebrar contratos | |
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| Ensaio geral e/ou aceitação da sala | |
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| Vontade necessário |
É encomendado |
É Feito |
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| Definir dados-chave | |
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| Início do evento | |
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| Tempos de preparação | |
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| Ensaio geral | |
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| Admissão | |
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| Conceção do programa | |
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| Desmontagem | |
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| topo | Vontade necessário |
É encomendado |
É Feito |
| Ajudas técnicas | |
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| Visual multimédia | |
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| Flipchart (canetas) |
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| Retroprojetor (slides) |
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| Projetor de slides (de 500 W: diapositivos numa moldura de vidro!) |
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| Projetor de filmes | |
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| Projeção de vídeo/dados | |
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| Tela | |
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| Ponteiro laser | |
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| Vontade necessário |
É encomendado |
É Feito |
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| Tecnologia áudio | |
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| Sistema de som | |
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| Altifalante | |
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| Microfones | |
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| Sem fios microfones | |
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| Cadeia de microfones/sistema de discussão | |
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| Sistema de interpretação | |
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| Sistema de afinação | |
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| Gravador de cassetes, DAT, CD-Audio,
MP3, esteno-s (Gravação da conferência) |
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| topo | Vontade necessário |
É encomendado |
É Feito |
| Tecnologia de conferência | |
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| Telefone | |
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| Fax | |
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| Acesso à Internet | |
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| Fotocopiadora | |
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| Computador com base de dados | |
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| Sistema de rádio (para organização + tecnologia) |
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| Ligação 230 Volt (cabo de extensão) |
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| Vontade necessário |
É encomendado |
É Feito |
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| Design de interiores | |
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| Púlpito | |
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| Arranjos florais | |
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| Decoração de mesa | |
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| Divisórias | |
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| Logótipos de empresas | |
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| Bandeiras | |
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| Música | |
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| Presentes | |
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| topo | Vontade necessário |
É encomendado |
É Feito |
| Diversos | |
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| Gabinete de conferências | |
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| Receção | |
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| Caixa (Taxa de seminário, taxa de participação) |
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| Hospedeiras | |
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| Guarda-roupa | |
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| Aceitação de diapositivos | |
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| Jornalistas | |
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| Fotógrafos | |
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| Jardim de infância | |
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| Planear o tipo de retrabalho | |
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| Vontade necessário |
É encomendado |
É Feito |
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| Campanha de convite | |
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| Convite pessoal | |
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| Correspondências | |
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| Posto de informações | |
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| Conferência de imprensa | |
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| Jornal | |
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| Revistas especializadas | |
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| Radiodifusão | |
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| Televisão | |
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| Folheto | |
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| Cartazes (Obrigação de comunicar até 1 m² no serviço de ordem pública, mais de 1 m² na Direção Geral de Obras) |
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| topo | Vontade necessário |
É encomendado |
É Feito |
| Colocar cartazes em: | |
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| Escolas | |
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| Universidades | |
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| Montra da loja | |
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| Autocarros | |
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| Eléctricos | |
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| Automóveis | |
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| Cartolina para cartazes | |
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| Vontade necessário |
É encomendado |
É Feito |
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| Material informativo | |
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| Carta informativa | |
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| Pastas de conferências | |
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| Kits de imprensa | |
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| Programa | |
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| Esboço das apresentações | |
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| Lista de participantes | |
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| Crachás de identificação | |
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| Papel de carta | |
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| Plano do diretor | |
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| Documentos para os intérpretes e as empresas técnicas | |
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| topo | Vontade necessário |
É encomendado |
É Feito |
| Sinalização | |
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| Controlo do tráfego | |
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| Sinalização exterior | |
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| Sinalética interior | |
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| Crachás de identificação | |
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| Vontade necessário |
É encomendado |
É Feito |
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| Chegada e alojamento | |
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| Altifalantes | |
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| Empregados | |
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| Participantes | |
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| Formação de parques de estacionamento | |
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| Como chegar até nós (Indicação das ligações ferroviárias) |
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| Avião | |
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| Automóvel | |
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| Caminho de ferro | |
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| Subterrâneo | |
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| Elétrico | |
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| Autocarro | |
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| Táxi | |
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| Estacionamento | |
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| Reservas de hotéis | |
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| Quarto individual | |
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| Quarto duplo | |
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| topo | Vontade necessário |
É encomendado |
É Feito |
| Serviços de pastas | |
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| Serviço de condução | |
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| Sinalização dos parques de estacionamento | |
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| Serviço de ambulâncias | |
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| Controlo de admissão | |
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| Pessoal dos vestiários | |
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| Serviço de segurança | |
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| Vontade necessário |
É encomendado |
É Feito |
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| Restauração | |
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| Pequeno-almoço | |
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| Bebidas da conferência | |
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| Pausas para café | |
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| Almoço | |
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| Cocktail de boas-vindas | |
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| Jantar | |
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| topo | Vontade necessário |
É encomendado |
É Feito |
| Programa de apoio | |
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| Visitas | |
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| Visitas a fábricas | |
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| Visitas guiadas à cidade | |
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| Programa de acompanhamento | |
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| Programa para crianças | |
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| Teatro, Ópera | |
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| Museu | |
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A equipa PCS deseja-lhe o maior sucesso para o seu evento. boa sorte e sucesso para o seu evento!