Liste de contrôle PCS pour les conférences et les événements

Vous trouverez ici une liste de contrôle utile et très complète qui vous aidera à planifier une conférence.

Généralités		Décoration intérieure
Type d'événement		Organisation Autres
Orateurs/conférenciers		Action d'invitation
Lieu et locaux		Affichages
Chaises		Matériel d'information
Définir les dates clés		Signalisation
Médias visuels		Arrivée et hébergement
Technique audio		Services de dossiers
Technique de conférence		Restauration et programme d'accompagnement

événement :
Lieu de la manifestation :
de :
jusqu'à

	Devient nécessite	Est commande	Est fait
Généralités
Objectif Objectif de l'événement, groupe cible
Former un cercle de direction Eventuellement diviser en sous-groupes
Taille de l'événement définir
Règlement sur les lieux de réunion consulter
Définir le plan de financement
Fixer une date suffisamment tôt (Autres événements, salons, tenir compte des jours fériés et des périodes de vacances)
Définir les thèmes/contenus
	Devient nécessite	Est commande	Est fait
Type d'événement
Exposé individuel
Cycle de conférences
Séminaire
Groupe de travail
Groupes de travail
Table ronde
Série de films
vers le haut	Devient nécessite	Est commande	Est fait
Orateur/conférencier à l'avance demander
Quels intervenants ?
Quels coûts ?
	Devient nécessite	Est commande	Est fait
Définir le lieu et les espaces
Salles de réunion
Locaux annexes, salles d'atelier
Bureau du congrès
Espace pour la réception des diapositives
Salles d'exposition
Salles de repos
Infirmeries, premiers secours Secours
Vestiaire
Toilettes
vers le haut	Devient nécessite	Est commande	Est fait
Chaises (exemple de page avec illustrations)
Sièges de théâtre (theaterstyle)
Plan de table parlementaire (salle de classe)
Moule en épi (chevronstyle)
Tableau bloc (conferencestyle)
Chaises de banquet (tables rondes)
Forme carrée (carré creux)
La forme en U (U-shape)
Forme en E (E-shape)
Forme en T (T-shape)
Réception cocktail avec tables hautes (style cocktail)
vers le haut	Devient nécessite	Est commande	Est fait
Aménagement du territoire Autres
Conseil d'administration
Podium (éventuellement sur estrade ?)
Planifier le plan de table
Badges de place (imprimer sur les deux faces !)
Piste de danse
Passerelle
Possibilités d'occultation
Tables de rangement (p. ex. en cas d'overhead)
Visite des lieux (avec banquet, traiteur, sociétés techniques...)
Conclure des contrats
Répétition générale et/ou réception de la salle
	Devient nécessite	Est commande	Est fait
Définir les dates clés
Début de l'événement
Temps de montage
Répétition générale
Entrée
Conception du programme
Démontage
vers le haut	Devient nécessite	Est commande	Est fait
Aides techniques
Visuel Médias
Tableau à feuilles mobiles (stylos)
Rétroprojecteur (transparents)
Projecteur de diapositives (à partir de 500 W : diapositives dans un cadre en verre !)
Projecteur de films
Projection de vidéos/données
Toile
Pointeur laser
	Devient nécessite	Est commande	Est fait
Technique audio
Sonorisation
Haut-parleur
Microphones
Sans fil Microphones
Chaîne de microphones/système de discussion
Système d'interprétation
Système de vote
Magnétophone à cassette, DAT, CD audio, MP3, steno-s (enregistrement de la conférence)
vers le haut	Devient nécessite	Est commande	Est fait
Technique de conférence
Téléphone
Télécopie
Accès à Internet
Photocopieuse
Ordinateur avec base de données
Système radio (pour l'organisation + la technique)
Raccordement 230 volts (câble de rallonge)
	Devient nécessite	Est commande	Est fait
Décoration intérieure
Pupitre
Arrangements floraux
Décoration de table
Panneaux d'affichage
Logos d'entreprise
Drapeaux
Musique
Cadeaux
vers le haut	Devient nécessite	Est commande	Est fait
Autres
Bureau du congrès
Réception
Caisse (frais de séminaire, frais de participation)
Hôtesses
Vestiaire
Réception des diapositives
Journalistes
Photographes
Jardin d'enfants
Planifier le type de retouche
	Devient nécessite	Est commande	Est fait
Action d'invitation
Invitation personnelle
Mailings
Stand d'information
Conférence de presse
Journal
Revues spécialisées
Radio
Télévision
Dépliant
Affiches (déclaration obligatoire jusqu'à 1 m^² auprès du service d'ordre, plus de 1 m^² auprès du service de la construction)
vers le haut	Devient nécessite	Est commande	Est fait
Affichage chez :
Écoles
Universités
Vitrine
Bus
Tramways
Voitures
Panneau d'affichage
	Devient nécessite	Est commande	Est fait
Matériel d'information
Lettre d'information
Dossiers de conférence
Dossiers de presse
Programme
Résumé des exposés
Liste des participants
Badges d'identification
Papier à lettres
Plan de régie
Documents pour les interprètes et les entreprises techniques
vers le haut	Devient nécessite	Est commande	Est fait
Signalisation
Gestion du trafic
Signalisation extérieure
Signalisation intérieure
Badges d'identification
	Devient nécessite	Est commande	Est fait
Arrivée et hébergement
Conférenciers
Collaborateurs
Participants
Formation de covoiturage
Plan d'accès (indication des liaisons ferroviaires)
Avion
Voiture
Chemin de fer
Métro
Tramway
Bus
Taxi
Possibilités de stationnement
Réservations d'hôtels
Chambre simple
Chambre double
vers le haut	Devient nécessite	Est commande	Est fait
Services de dossiers
Service de transport
Indicateur de parking
Service sanitaire
Contrôle d'entrée
Personnel de vestiaire
Service de surveillance
	Devient nécessite	Est commande	Est fait
Accueil
Petit déjeuner
Boissons pour conférences
Pauses café
Déjeuner
Cocktail de bienvenue
Dîner
vers le haut	Devient nécessite	Est commande	Est fait
Programme cadre
Visites
Visites d'usines
Tours de ville
Programme d'accompagnement
Programme pour enfants
Théâtre, opéra
Musée